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如何编制标书提高中标率
编辑:蓝天 [ 2009-8-7 15:32:13 ] 文章来源:数字标牌网
投标书是招标人判断投标人是否真诚地参加投标并愿意努力获得中标机会的依据,也是评标委员会进行比较和评审的对象,因为评标人员对供应商和采购对象信息的了解主要是通过投标书反映的信息获得的。
  
在招投标过程中,投标书制作的质量高低与能否中标关系密切,因为一份合格、规范、高质量的投标书能准确的对招标文件所要求的各项条件进行准确的响应,能充分的反映供应商的资格、履约能力、信誉,能判定投标人所提供的采购对象可以满足采购人的要求。
  
另外,投标书还将和招标书一起分别作为供应商与采购人制定合同的法定依据。因此投标书质量的好坏至关重要,供应商必须认真编制投标书。在投标书的制作过程中要善动脑筋、吃透招标文件精神,才有可能制作出合格、规范、得体的投标书,才能获得更高的中标率。
  
在投标书制作过程中应注意把握以下几点:
  
一、吃透招标书内容,确定是否具备投标资格
  
准备制定投标书前,首先要认真阅读招标书,根据招标书上披露的内容、准入条件、资格、资质、履约能力、可靠性、经验、信誉、财力资源、设备和其他物质设施、管理能力等,围绕条件逐一对照,判断是否具备投标资格。
  
供应商只有在吃透招标书上对供应商的要求,确定自己具备和达到投标资格后,制作投标书进行报名参加投标活动,才有可能中标,否则就是白费力气。
  
尤其是当采购人因对采购项目有特殊要求,已对供应商规定了特定的条件,如果供应商不能满足特定的条件就应“知难而退”。切莫盲目行事或认为自己条件差不多,就一厢情愿地去制作投标书参加投标。
  
二、自查提供的采购对象能否满足采购人的要求
  
供应商要根据采购人提出的要求,仔细查看自己提供的采购对象能否满足采购人对供应能力、供应时间、售后服务等条件的要求,认定自己可以满足采购人提出的要求后,才可准备制作投标书。
  
如果只为了追求中标率,而错误的高估了自己的供应能力,即使中标后与招标人签订了合同,但不能按合同约定的时间、品质等标准提供采购对象,不但毁了投标人自己的声誉,还要承担违约责任。
  
三、由具有专业水平的人员认真按照招标书中的条款编制投标书
  
制作投标书具有一定的专业性,尤其是在招投标采购专用物资时,专业人员能对招标书提出的各个关键点有全局的考量,可以更好地理解和领会招标书中对专用物资特定的技术指标的要求,也能够在投标书中对招标文件的要求和条件逐条的进行分析和判断,找出所有实质性的东西,提出有针对性的专业技术指标,恰到好处的反映投标人的意愿,如实的反映投标人的供应能力。
  
非专业人员不能对招标书提出的对专用物资的特定要求有积极准确的响应,即使投标人百分之百符合投标条件,如果不能通过投标书让评标委员会有深入的了解仍不容易中标。所以最好由专业人员从商务文件、技术文件、价格文件等部分认真细致的去制作投标书。
  
(一)商务文件和技术文件制作质量的好坏将直接影响到评标委员会判定投标人是否具有投标资格
  
在投标书制作过程中要针对招标书中提出的不同的要求和内容,详细的了解对投标人的资质、技术和商务要求,认真地研究招标文书中的内容,有针对性的提供真实可靠的资料。
  
尤其需要注意的是商务文件部分,因为这是保证投标人具有投标资格的有效证明,最好能编制目录,注明页码,并将商务文件编制在一起,且一定要前后呼应,列入目录的文件一定要编入;若有证件是外文的,最好能附中文译文,并加盖单位公章与外文文件证件编在一起。
  
切不可疏忽大意,以为产品有优势、性价比高而因工作失误,导致没有按招标书上的要求提供相关资料,而造成被取消中标资格,正好给那些想专门让已内定的投标单位中标找到了让有竞争实力的投标人形成废标的借口,这是很可惜的,无形中为助长招投标过程中的不正之风提供了方便。
  
(二)价格文件质量的高低不但能决定投标人是否中标,更直接影响到投标人获得利益的大小
  
投标人要从总体上对报价进行把握,力求报价适中,既能达到中标的目的,还能获得最大的利益。
  
供应商要根据采购对象计算出成本价,结合投标人自己与其它投标单位提供的物资或服务不同,估算出其它投标人可能的报价,并以最优性价比提出自己的最合理报价,以求最终报价最接近于采购人的理想的价位,既达到中标的目的,又使投标人获得尽可能大的经济利益。
  
四、仔细检查,认真核对,确保投标书文字通顺、语言得体、表述准确
  
完成投标书的初稿后,要对招标书中的细节部分认真核对,切莫前后矛盾,给人以误解,或认为在制作投标书时弄虚作假。
  
投标书整体上行文要通顺、有条理,避免出现影响理解投标人实力和信誉的错别字。笔者在评标时,就遇到过有的投标书上出现了许多不该出现的错字,不但影响对投标人的印象,严重的还造成理解上的麻烦,歪曲投标人的本意,以为投标人无法满足采购人提出的要求。
  
在送达投标书前,一定要仔细检查,认真核对,切不可出现因马虎、粗心造成投标书自相矛盾而影响中标的现象。
  
五、投标书上的内容必须真实可靠
  
投标书的内容必须是供应商实际情况的真实表述,但在实际评标过程中,容易引起评标委员会或招标人对投标人企业的运行状况、经济实力和信誉担忧的原因主要表现在以下几方面:
  
一是不能提供由法定的审计机构出具的财务报表,二是不能按招标书的要求提供相应级别银行出具的银行资信证明,三是未能按招标书要求加盖法人或委托授权人的印签或签名,四是投标单位名称或法人与工商登记执照不符。
  
还有的个别投标人为了提高中标率,在制作投标书时片面地夸大自己单位的业绩,这些都很可能引起评标委员会对投标人实力的怀疑,直接认定投标书无效。
  
六、在截止时间前将投标书送达
  
招标书或采购机构都规定了接收投标书的截止时间,一定要在规定的时间将投标书送达。
  
派专人送投标书比较好,不但可以灵活掌握时间,授权投标人还可以根据实际情况临时改变投标报价。通过邮寄方式送达一定要留出充分的时间,万一错过了开标时机将非常可惜。
  
综上所述,一份好的投标书可以很好地反映出投标人的实力、信誉、报价竞争力。在投标人能够满足招标文件要求的前提下,高质量的投标书是投标人能否夺取中标机会的关键,供应商对投标书的编制一定要认真对待。
  
此外,在投标前还应做好调查研究,估计有多少家单位参加投标,和自己相比都有何优长,只有扬长避短,把自己最好的一面通过投标书展现出来,才有可能赢得最后的中标机会。

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